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ERP实施时应如何准备数据

  在客户选定ERP软件,签定商务合同后,ERP项目即进入实施阶段,实施的目的也很明确,即在满足客户需求的前提下尽快上线使用。

  无论怎么实施,所面对的还是两个问题,即软件和数据。

  假设软件没有问题,可以满足客户的需求,那么影响实施进度的就是数据了。

  如何准备ERP中的业务数据呢,有的公司认为需要客户准备并由客户输入,软件方只提供软件和对软件进行培训服务,其实这是不行的,客户数据的整理也必需由软件公司或实施公司主导,数据的校核才是客户的重点。

  这是因为客户的数据在上ERP之前,可能是凌乱的、没有组织的、分布于各个岗位的、不规范的、数据之间的关系不是自动的,而是依靠人工来实现的,即使对客户进行详尽的培训,数据的整理规范,也会因为客户员工的日常其它工作而时断时续,各员工的整理进度也不一致,这样就会严重影响erp上线的进度。

  因此,合理的做法时由实施方负责收集整理数据,并导入到erp系统,这样做的好处就是实施方熟悉自己的软件,清楚地知道所需要的数据和数据规范,也了解数据之间的关系,所以可以有针对性地要求客户提供与系统有关的电子数据文档(excel),整理后即可导入系统供客户核对和使用。

  以本人实施项目的经验,不要指望客户会按计划把数据输入到系统,他们总是太忙,只有有空的时候才会录入一点,若数据量大的话,不知道他们什么时候能准备好可用的数据,因此我们变被动为主动,负责客户数据的整理和导入工作,由于有专业的效率,通常一个项目在短时间内(4-10周)就可以很快上线。

  需要注意的是整理不是录入,整理是在已有的电子文档(excel数据)上对数据进行规范,使之符合erp软件的需要。如果客户连excel这样的电子文档都没有的话,就建议客户找打字社的人先把帐本上的数据录入到excel表中,然后再谈erp的实施,否则,即使软件功能在强大,也是运行不起来的。

  附:各业务需要准备的基础数据:

  1、通用基础数据:部门设置、岗位设置、员工名录、权限、物料表、编码表。

  2、库存基础数据:存放地点、库存表、盘点表。

  3、销售基础数据:客户分类表、地区表、客户表、客户报价表、应收款初始表,应发货初始表。

  4、采购基础数据:供应商分类表、合格供应商名录、采购限价表、采购提前期、应付款初始表、应收货初始表。

  5、生产基础数据:产品BOM、工作中心、工艺路线、设备表、工步节拍、产能表、质检标准表。

  6、财务基础数据:总帐科目、明细科目、设备折旧表、费用项目表、汇率表、税率表、科目初始表。

  7、人力资源数据:部门表、岗位表、员工表、薪资标准表、薪资分类计算表、个人所得税税率表。

  8、设备维护数据:备件表、检修项目表、维护周期表、油料表。

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