查帐方法之调查法

    调查法就是查账人员可以通过观察、查询、函证等方式，对会计资料的真实性进行检查的方法。这种方法有利于经营者及时查明问题，判明真相或发现新的查账线索，尤其对于侵占公司财物等舞弊欺诈事件的专案审查，具有重要的作用。而调查法在实际操作中，又包括多种“子方法”，下面我们一一加以介绍，以方便经营管理者掌握。

    1．观察法
    
    观察法是指经营者可以在现场对企业的经营活动及其管理、内部控制制度的执行、仓库保管等情况实地察看，以发现其中存在的问题和薄弱环节的方法。
    
    这种方法的重点在于：查账人员可以在现场察看，而且不要引起员工的注意，这样容易看到真实的情况。经营者在观察过程中，可以向部分员工提问，但不要过多地发问。必要的提问有利于把问题调查清楚；过多的发问，可能引起对方的反感，给观察、调查带来困难。
    
    2．查询法

    查询法是指经营者通过询问的方式，取得必要的资料或证实某个问题的方法。在检查工作中，查账人员对发现的异常现象、可疑问题，都可以向有关知情人或经手人进行查询，了解事实真相。查询可以通过口头查询，也可以通过书面查询。口头查询就是直接找有关人员谈话，从谈话中了解情况，解决问题。在进行口头查询中，应注意以下几点：
    
    (1)应事先拟好谈话的计划(书面提纲或腹稿)。查账人员事先要对找什么人谈话，谈什么问题，怎样进行交谈等等，做到心中有数。
    
    (2)注意谈话的方式，态度一定要和蔼可亲，不要用审问式的口气，更不要发脾气，这样才能收到较好的效果。
    
    (3)需要向多人了解情况的，应分别单独询问，尽量避免采取座谈会方式或同时向几个人查询。因为这样会使大家心中都有顾虑，不容易查找到真相。

    (4)在进行口头询问时，要作好记录。口头询问结束后，要把记录送给被询问人签字，或请被询问人写出资料，作为查核证据。如果查账人员认为没有必要，也可以不作记录，但要做到心中有数。

    (5)如果有必要，查账人员可以进行电话录音，或者谈话录音。尤其在发生企业内部人员和外公司勾结的欺诈事件中，可以对外单位人员的谈话进行录音。

    (6)严禁管理者逼供，或者做出伤害员工身心健康的行为，更不能要挟、威逼、恐吓。(7)对员工或者外单位人员的谈话记录必须保密，以免今后伤了和气。 书面查询就是将需要查询的问题，用书面提问的形式，请被询问人答复的查询方式。凡是对重要事项的调查，最好用书面提问的方式。例如，对企业内部控制制度完善性和执行情况的调查。但要注意，这种书面提问的方式可靠性不强，因为书面提问往往受问题性质和被询问人自身情况的限制，有可能不按问题回答，不过，书面查询可以为进一步审查提供线索。
   
    3．函证法
    
    函证法是书面查询的一种方法，有时，查账人员为了弄清某个问题，可以通过发函向其他公司或有关人员进行查对，并向对方取得证明资料，这种方法属于函证法。实际工作中，查账人员对往来账款、外来凭证和购销业务不能确认或有疑问时，都可以采用函证法。

    这里必须明确一点：询证函一般都用挂号信件寄出，并将需要查询、核实的内容列一张清单，通知对方核实后予以答复。
    
    询证函分两种：
    
    否定式询证函：就是要求收信人对核实的问题认为“不对”时，在规定期限内给予答复。如超过规定期限没有答复，则认为是正确的。
    
    肯定式询证函：就是要求收信人对核实的问题不管是对还是错，都应在规定的期限内给予答复。如无回函，则需继续发函催询，直至有了结果为止。 管理者在使用否定式询证函时，有时得不到回函。在规定期限内没有收到回函，可能误解为已经取得令人满意的证据，造成审查失误。因此，对于账户余额很大、长期结欠、存有疑问的账项，宜采用肯定式询证函。相反，除主要债权债务人外，对于余额较小、往来正常的款项，为简化手续，可用否定式询证函。 4．鉴定法
    
    鉴定法是指对书面资料、实物和有关经济活动等问题的分析、鉴别。由于这种鉴别超过一般查账人员的能力，所以要邀请有关部门或专门的人员运用专业技术进行鉴别。

    例如，企业有时为了鉴别购进货物的质量、性能，需要对货物出具鉴定书，而有时要对书面资料真伪进行鉴定，还有时对经济活动的合理性和有效性进行鉴定等。这些鉴定需要借助一定的外力，光靠查账人员的力量是无法完成的。
    
    例如，查账人员对伪造凭证不易确认而当事人又不承认违法行为时，可通过有关部门鉴定其笔迹，以确定其违法行为。又如对质次价高的商品材料，当其质量情况和等级程度难以确定时，可请商检部门，通过检查化验，确定商品质量，以确定商品、材料的实际价值。

    鉴定法是查账人员查账的辅助方法，是在采用观察法不能取证时必须使用的方法。