会计新手必备:会计凭证分录规范

来源:中国会计网 2016-05-23 15:43
初级会计职称考试

对于新手会计而言,由于经验有限,工作中许多需要注意的事项都不太熟悉,往往会导致工作做得不严谨甚至出错。下面为新手会计们分享会计凭证分录的规范,供大家参考。

一、摘要必须全面准确地描述所记录的交易事项

摘要内容反映的记账事项要详实全面:比如报销凭证,摘要应注明是谁报销、什么时间用于什么事项什么性质的费用。比如“张三报销4月份巡店交通费”,“李四报销招待某某公司业务人员招待费”。

摘要用语要严谨规范:报销人一般要写明实际报销人(也就是真正花钱的是谁,而不是代办报销手续的人—比如领导的秘书代领导履行报销手续时,实际报销人 是领导本人),另外,会计凭证中的人名都应当使用全名,而不能用职务代替(比如不能使用“李总”、“王经理”之类的用词)。

以此类推,有往来关系的单位名称要尽量使用全称,不得使用地名代替当地的子公司、代理商、供应商或者客户。凡是涉及债权债务确认的,都必须使用对方的全称或全名,以免多个类似名称出现时,混淆不清。

摘要要尽量反映会计人员进行交易事项的确认或会计估计的思路,尤其是调账凭证:比如补提摊销费用,除了要制作能反映整个补提摊销费用来龙去脉的附件以 外,在录入凭证摘要时,要说明主要的补提原因、补提的期间等信息。比如“因房租合同延迟签订,补提2012年1月租金摊销”,“因预估金额低于实际金额, 补提2013年6—8月办公室装修费摊销”,“因摊销期限由3年改为2年,补提2013年1—6月份转让费摊销”。

二、会计凭证借贷方科目数量的使用限制

在录入会计凭证时,会计人员往往图当时之便,加快会计凭证录入速度,采取一个凭证里面多借多贷的方法做账。需要注意几点:

允许一借多贷或者多借一贷的会计分录,不允许多借多贷会计分录

这里的借贷科目都是指“末级科目”。一借多贷或者多借一贷,“一”是指在借方或者贷方,只允许出现一个“末级科目”(并不是指只允许出现一行分录);“多”是指在借方或贷方,可以出现多个“末级科目”。比如下面的会计分录属于“多借一贷”:

借:管理费用—市内交通费 100

贷:库存现金 100

借:销售费用—业务招待费 200

贷:库存现金 200

上面的分录记录了两笔报销业务,可以做在一个会计凭证里面,有两个借方末级科目,一个贷方末级科目。如果上述业务是同一个人报销,还可以将贷方科目合并处理:

借:管理费用—市内交通费 100

借:销售费用—业务招待费 200

贷:库存现金 300

一般而言,在处理不同性质的交易事项时,录入凭证分录,一借一贷的金额最好保持一致,即使只有一个借方或者贷方科目,也不用合并;现金和银行凭证的分录也不要合并。比如下面的银行收款凭证属于“一借多贷”,借方科目最好不要合并,以保持与银行对账单的流水一致:

借:银行存款—1088账户 200

贷:应收账款—A客户 200

借:银行存款—1088账户 500

贷:应收账款—B客户 500

过渡科目,不允许在一个凭证内进行结转

比如下面的分录在同一个凭证是不允许的:

借:库存商品 200

贷:生产成本 200

借:主营业务成本 200

贷:库存商品 200

这个凭证里面,“库存商品”是过渡科目,这个结转过程必须分两个会计凭证处理。同时,这样的做法也违反了上面第1项关于“多借多贷”的限制,借方和贷方都存在两个末级科目。

另外也要注意,下面这样的凭证同样违反“多借多贷”限制:假设张三借了200元备用金,并在当月偿还,会计人员为图方便在一个凭证里面处理:

借:其他应收款—张三 200

贷:库存现金 200

借:库存现金 200

贷:其他应收款—张三 200

多借多贷凭证,主要是会导致查询明细账的时候,“对方科目”会混乱,不利于正确地使用明细账。当借方和贷方都存在多个末级科目的时候,现有财务软件系 统是无法分辨其中的一一对应关系的,系统默认只识别第一次出现的末级科目为对方科目。比如上述生产成本转入库存商品,再转入主营业务成本的例子,主营业务 成本的对方科目本来应该是库存商品,但是如果处理在一个凭证里面,查询明细账时,其对方科目就变成了生产成本(因为生产成本出现在前);而库存商品的对方 科目也是生产成本,这样的统计明细账时,生产成本就被重复计算,导致查账错误。

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