“私车公用”是目前大部分企业普遍存在的现象，但因“私车公用”员工报销的相关费用，企业财务人员在进行税务处理时，对其能否在企业所得税税前扣除产生疑问，近日也有不少企业咨询。因“私车公用”的特殊性，其相关费用的税前扣除也是税企争议的焦点。那么“私车公用”发生的相关费用否能在企业所得税税前扣除呢？笔者借本文在此做简单分析。
对于公司给员工报销的“私车公用”相关费用能否在企业所得税税前扣除，国家税务总局在《国家税务总局关于企事业单位公务用车制度改革后相关费用税前扣除问题的批复》（国税函〔2007〕305号）做出了规定，但在实际操作中各地执行标准并不一致。
所谓“私车公用”，是因公司自有车辆不够或者员工特殊岗位等原因，员工个人将自有的车辆用于公司的公务活动，公司由此给员工报销的相关费用，如汽油费、路桥费、汽车维修费等。“私车公用”的车辆虽然属于个人所有，但其用于公司公务支出，因此，发生的相关费用理应由公司承担此。根据《企业所得税法》第八条规定，“企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。”根据上述规定，公司“私车公用”发生的相关费用符合企业所得税税前扣除条件规定，可在企业所得税前扣除。
但是在实务中，部分税务机关下发文件或者实际执行时对企业发生的“公车私用”相关的费用不允许税前扣除，如青岛市地方税务局关于印发《2009年度企业所得税业务问题解答》的通知（青地税函〔2010〕2号）规定：企业投资者将自己车辆无偿提供给企业使用，发生的汽油费、过路过桥费等费用可否税前扣除？
答：《中华人民共和国企业所得税》第八条规定“企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。”据此，企业可在计算应纳税所得额时扣除的成本、费用、税金、损失和其他支出应当是企业本身发生的，而非企业投资者发生的，因此“私车公用”发生的诸如汽油费、过路过桥费等费用不得在计算应纳税所得额时扣除。
大连市地方税务局关于印发《企业所得税若干问题的规定》的通知（大地税发〔2004〕198号）第九条规定：关于支付给投资者等个人的资产费用所得税处理问题：
纳税人以承担修理费、保险费、养路费、油费等方式有偿使用，包括投资者在内个人的房屋、交通工具、设备等其相应支出不允许税前扣除。如确属租赁性质应按双方签订的合规的书面租赁合同，凭相关发票，其相关费用允许税前扣除。
而宁波、江苏等地作出了允许税前扣除的规定：
宁波规定：《宁波市国家税务局2011年度企业所得税汇算清缴有关政策问题解答》（甬国税解答〔2012〕1号）规定：企业员工与企业签订私车公用协议，没有租金，但是可报销汽油费，过路费等。这些费用是否可以税前列支？
企业员工与企业签订私车公用协议，无论有否租金，保险费、车购税等涉及车主个人负担的不得在税前扣除，其余可以根据租赁协议条款，如应企业负担的，可在税前扣除。
江苏规定：《关于企业所得税若干具体业务问题的通知》（苏国税发〔2004〕97号）第四条规定：关于“私车公用”费用的扣除问题：
“私车公用”发生的费用应凭真实、合理、合法凭据，准予税前扣除。对应由个人承担的车辆购置税、折旧费以及保险费等不得税前扣除”。
我们分析大连、青岛等地为什么作出不允许企业税前扣除的规定呢？笔者认为原因之一是由于车辆使用的随意性，外部人员无法判定其发生的费用是个人消费还是企业支出，也就是说给员工报销的车辆费用，在实务中经常无法区分是个人支出还是真正属于 “私车公用”支出，因为个人车辆或多或少的存在个人消费，因此对企业发生的私车费用不允许税前扣除，这也是站在税收征管的角度对难以判定事实的事项采取的一种处理方法，对部分企业假借“私车公用”名义，虚列成本费用、或者变相的列支成本费用进行了有力征管。但笔者认为，税务机关不能因为征管原因，就剥夺部分企业确实发生的“私车公用”支出而不得税前扣除的权利。笔者认为，对于企业真实发生的合理范围内的“私车公用”支出，根据《企业所得税法》第八条规定，应允许在企业所得税税前扣除。
作为企业应准备相关内部资料备查，以证明“私车公用”发生的真实、合理性，如企业自身无法证明车辆使用情况，则其发生的费用不得在企业所得税税前扣除。那么如何准备相关资料呢？
首先，公司应与“私车公用”的员工签订用车书面协议，约定的条款必须明确车辆的使用情况及其费用分摊方式。比如：个人必须将车辆交由企业保管并使用，个人不再随意使用，满足公司业务需要为主要目的，接受公司统一调度。同时公司应保存汽车行驶证、驾驶证、身份证和保险单据等复印件。
其次，企业必须建立严格的公用车制度，对车辆的使用原因、时间、地点、使用人员等进行规范，履行内部申请和审批制度，做好车辆使用记录，否则也容易被视为不能分清个人消费还是企业费用，从而导致不允许税前扣除。
最后，对于费用报销的范围，基于一般经营租赁物的消耗可以税前扣除的原则，允许扣除相关费用。但是必须区分该费用是否具备相关性，一般认为与车的使用相关的汽油费、过路过桥费和停车费可以扣除；与车本身相关的车辆购置税、折旧费以及保险费，因为是租不租都会发生，作为不相关费用不得扣除。对于维修费是属于哪一类，文件有不同的处理方法。
因此，对于存在“私车公用”现象的企业，建议企业做好上述几点要求，保存内部车辆使用证据，以证明业务发生的真实性和合理性，我们同时更期待税务总局后期下发文件进一步统一税收口径，减少税企双方争议。
