从2020年初新冠肺炎疫情爆发至今已近两年，后疫情时代新常态逐渐形成。各个领域的企业都已接受并逐渐适应不确定性，与挑战和疫情共处。同样地，汽车产业也面临着来自上游成本增加、芯片产能受限等产业链层面的冲击。这次疫情已成为推动汽车行业数字化转型的重要契机。
但对于奥迪福斯汽车来说，数字化的布局其实早于疫情爆发。正是由于部署了 SAP Concur 费用管理云的差旅管理和费用报销整合方案，奥迪福斯汽车得以在突如其来的疫情下，依然保持敏捷，更好地规划业务策略，突破疫情时代企业增长难题，并降低成本、提高效能。
前置系统部署应对危机展现韧性
奥迪福斯汽车股份有限公司是德国福斯集团于2009年在台湾成立的销售分公司，并以台湾福斯集团 (Volkswagen Group Taiwan) 的身份负责经营集团旗下四大品牌，包含 Volkswagen、Audi、Škoda 和福斯商旅；2020年，台湾福斯集团凭借着丰富的产品线和灵活的品牌策略，在台湾共销售23,164辆各式车款，并以12%的市场占有率成为台湾第三大进口车集团。
以汽车与零件批售和国际贸易为主要业务的奥迪福斯汽车，在疫情中也无法避免地受到影响。凭借对行业趋势的敏锐洞察，奥迪福斯汽车在疫情前就已预先部署了 SAP Concur 费用管理云的解决方案，这让其在众多被迫居家办公、业务受阻的企业中脱颖而出，展现出强大韧性。
多系统跨部门简化流程转型契机
数字化的需求最初来自财务部门，经过 IT 团队评估后，相关部门共同讨论，开始着手进行数字化工作的筹备。谈及当时进行数字化转型的契机，其实是跨部门同事们通过多次会议逐渐讨论后提出的需求。
在部署 SAP Concur 费用管理云前，奥迪福斯汽车的差旅和报销流程，涉及公司内外众多部门，申请系统和审核单位。
以海外差旅为例，从向 HR 提交出差申请、到部门主管、财务长等不同单位轮流审核，再联系旅行社沟通订票细节，并在系统提交机票等费用核准，整个过程复杂冗长，常需要耗时一周以上。此前传统纸质提交流程的不透明性，让员工无法得知审核进度，进行实时跟进。多系统并行的情况下，因为不常操作系统，经常遇到阻碍，员工需要耗费大量精力学习和熟悉差旅流程与政策。
而员工结束出差返回公司后，在忙于公务的同时，还需抽出时间整理发票报销、提交主管审核签字，然后将文件送到财务部门、扫描凭证，这些繁杂的工作影响了员工部分本该处理核心业务的时间和精力，也在一定程度上影响了员工满意度。而财务人员面对堆积如山的纸质申请单，更是不堪其苦。
符合需求部署系统审批效率大幅提升
针对旧有流程问题的实际改善需求，并结合顾问公司的建议，综合评估后奥迪福斯汽车团队决定借助 SAP Concur 费用管理云对流程进行优化升级。通过前期细致深入地沟通，SAP Concur 费用管理云顾问团队利用系统功能模块的专业和差旅管理公司的后台程序进行衔接，使公司将机票、交通、住宿等费用和员工出差常见的问题，更清晰明了地整合在系统中，减少员工申请过程中反复修改日期，来回询问的时间。主管对于预算和出差合理性有了更实时的管控，同时提升了沟通效率。
在请款阶段，将此前的纸质流程更新为线上进行后，透明度大幅提升，员工不再需要频繁登门或致电财务部门跟进进度。利用手机 APP，管理层能随时处理员工提交的申请，不到5分钟就能完成单笔申请的审批。同时员工拍照上传单据就能制作请款单，加快了请款时效和报销速度。数据显示，部署 SAP Concur 费用管理云的差旅报销后，海外差旅的审核时间从5个工作日减少为2-3天，时间大幅缩短。此外，转为线上订票后，在线开票的手续费相较于人工开票减少了25%，成本大幅降低。
从公司层面来说，精准的梳理和流程优化，缩减了内部沟通时间，无论是出差人员、审批主管或财务人员，各相关单位都显著地提升了效率，减少了来回沟通的时间成本，得以将更多精力投入自身的核心业务中，真正帮助业务的增长。
虽说成效显著，但奥迪福斯汽车在数字化转型的过程中也遇到了挑战。“员工需要接受系统的改变，这是最大的困难。”团队中的采购 Olga 和信息项目 Sandy 提到，为了让员工更快地熟悉系统，SAP Concur 费用管理云的顾问协助奥迪福斯汽车，培养种子教师和团队成员，制作完整的教学手册和影片，同时成立内部委员会 Concur Committee，开展内部培训。通过实际操作使用，员工深刻体验到 SAP Concur 费用管理云带来的效率提升，易于掌握的操作接口让即便是外籍同事和主管也能不受语言限制轻松使用，员工接受度和满意度也随之提升。
作为传统汽车产业，奥迪福斯汽车拥有深厚的文化底蕴和长期技术的积累，清晰认识并顺应新时代经济环境下企业发展的数字化趋势。“奥迪福斯汽车数字化的部署起步很早，在疫情之前就在使用，因此我们受疫情冲击小，疫情期间也依然维持着业务的正常运作。”Olga 表示。SAP Concur 费用管理云发挥数字化之力，让公司即使在员工居家办公的情况下，依旧得以高效进展和规划远程业务。
未来 SAP Concur 费用管理云将持续努力，不断通过优化财务流程，助力奥迪福斯汽车在日益复杂的国际环境和多方竞争的格局中，抓住机遇，乘势而上，攀登新的高峰。
关于SAP Concur
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