要想成为一位合格的医药代表,必修课一定是前往全国各地组织或参加学术交流会。
近年来,生物医药企业更多通过讲者座谈会、学术交流会的形式与医生展开交流,介绍产品、传递产品价值。全国各地飞,月均上千场会议,生物医药企业的新型业务模式给医药代表、财务、管理者都带来了难题。
●对于医药代表而言,单个学术会议中费用类型繁杂,存在差旅费、住宿费、餐费、生活服务费、捐赠费、讲者费、礼品费等10多种不同的费用类型,报销成了一个“大工程”。
●对财务而言,会议费用类型复杂、频次高,费用整理入账成了难题。二十多种费用类型使得本来压力就大的财务在入账、报表阶段更加痛苦,往往是加班到深夜都难以准确归集费用。
●管理层的压力也可见一斑,“钱都花到哪些会议上了,会议费用支出到底如何?”与此同时,更重要的是,核心资源无法有效管理暗藏极大风险。
医药行业业务模式的特殊性,决定了其整体面临的财务数字化痛点与其他行业差别巨大,通用的费控系统难以有针对性地100%迎合需求。合思·易快报推出「生物医药行业化解决方案2.0版」,通过全链路L4级无需报销解决方案+专家会议管理方案,全面解决生物医药行业费控难题。
01
专家库&会议管理,财务便捷性直线提升!
对于生物医药企业来说,会议每天都在开,到底这些会议花了多少钱?分别是什么费用类型?对于财务和管理者来说,是非常头大的问题。学术会议数量多、时间周期长、费用类型多等诸多因素,导致很难准确统计出每个会议对应的花费详情;多而杂的费用类型,也导致财务报表产出滞后。
合思·易快报推出的针对生物医药行业学术会议模式的解决方案——专家库&会议管理,实时统计学术会议支出,智能管理专家信息,围绕专家库+会议管理台账,覆盖活动立项到报销全周期,为企业实现精细化费用管控。
亮点一:专家库台账
●专家管理:支持依照权限设定规则查看专家姓名、联系方式、所在医院、科室等,并可灵活增删、导入导出等便捷化操作。
●讲者费&参会管理:可实时统计专家历年支持会议次数、累计讲者费等细分科目,查阅一目了然。
●敏感信息隔离:不同角色可见范围支持自定义,例如医药代表不可见医生所在医院、真实姓名等,只有财务才可见收款账户信息,避免医药代表离职带来资源流失风险。
亮点二:会议管理台账
●费用管理:记录会议预算与执行进度,可按讲者费、场地费、捐赠费、物料费等不同费用类型分别管控。每笔付款系统留痕可追溯。
●会议费用明细可一键批量导出,支持打印+归档,财务入账更便捷。
基于此,医生信息真正可实现有效管理,既可部门共享,又可部门隔离,医生资源可体系化统筹管理;学术会议费用支出随看随查且可追溯,一键导出即可归档,节约财务重复性工作时间;同时,建立了标准化的费用报销制度,提升内部协同效率,管理层对费用支出、预算管理等财务情况有高渗透度把控,企业高效决策管理从此有据可依。
02
差旅“无需报销”,医药代表随心飞
在提供生物医药行业化解决方案的同时,合思·易快报全链路L4级无需报销解决方案,也极大颠覆了生物医药企业的固有费控报销流程。目前,大多数生物医药企业采用L2级电子化报销模式,需要医药代表线上提报销单、线下粘贴纸质票报销。
医药代表经常连续多地出差,大多很难及时在当次差旅结束后立即提报销单,当连续出差1-2个月回到公司集中报销时,消费与发票匹配不上、发票忘开或丢失等情况已是“家常便饭”,往往这次报销还没到账,下一次出差就开始了。
对于医药代表而言,垫资压力大、报销耗精力、到账时间久,是医药代表的集体痛点;对财务而言,大量的审票、核算、入账工作,重复性高、价值感低;对领导层来说,医代假报销情况屡见不鲜,企业的费用管控难落地。
上述问题在合思·易快报无需报销解决方案上线后迎刃而解。差旅场景下的无需报销,实现从申请、订购、验票、报销、支付、记账、归档的全链路数字化闭环。让医药代表因公消费实现无需垫资、无需开票、无需提单;让财务压力极致释放,数据流程安全合规;让药企实现“事前、事中、事后”全流程费用管控。
无需报销场景下,医代出差仅需2步:
●Step1:易快报系统内提交差旅申请单,填写行程规划。提单时关联学术会议,系统自动统计费用至该会议,数据自动更新至会议台账。
●Step2:前往合思商城订购机酒火车票。差旅单费用标准+差标智能管控,订单支付即占预算,保证每一笔消费都在企业合规控制下。若有用车需求,可通过打车地、单次限额等进行用车管控。
财务月底统一对账,仅需4步:
●Step1:合思商城发来当月对账单,导入系统后按照预置规则拆分子对账单。规则由企业自定义,一般按照成本中心拆分。
●Step2:子对账单拆分成功后,系统发起审核,一键将子对账单发送给对应负责人审批。
●Step3:子对账单审批通过后,系统自动发起结算单,结算后自动生成财务凭证。
●Step4:合思商城统一开票,其余行程单、火车票等纸票通过发票仪导入系统后,自动与消费明细绑定。
最后,凭证+发票+对账单自动化归档。
在合思·易快报无需报销场景下,生物医药企业的财务工作量大大减少,需要2周才能搞定的审票、付款、入账、归档流程,现在2小时即可完成;同时,节省了大量直接成本和隐性成本,助力企业实现降本增效目标;另外,全息数据自动化流转、真实透明,可有效规避操作风险,提升企业合规经营能力。
通过无需报销解决方案+生物医药行业化解决方案,合思·易快报精准迎合了生物医药企业的费控管控需求,不仅解决了基层医药代表业务推进过程中的老、大、难问题,真正将生物医药企业的员工和财务从重复性工作中解放出来,更重要的是——为高速增长中的生物医药企业财务数字化转型提供新思路,助力企业重塑更健康、更高效的财务管理体系。
