企业用章安全是企业管理工作中最重要的环节之一,需要企业具备完善的制度、清晰的流程、明确的责任人,无论哪个环节出了错漏,都可能产生法律风险。
现阶段,大多数企业的印章管理仍采用“人+制度”的传统管理模式,企业用章的申请、使用、记录储存等无底可查。当员工用印申请时,联系印章管理员线下借用,并手工录入借用信息。归还时也会遇到管理员催还、逾期未归还等现象。为帮助企业科学管控用印流程,合思·易快报推出「用章申请管理」智能解决方案,协同企业搭建数字化印控平台,实现用印全流程管理。
在合思·易快报「用章申请管理」智能解决方案加持下,通过搭建“公章台账+盖章申请单管理台账”,匹配使用盖章申请单,完成数字化印控平台的全流程管理,运转流程如下:
员工提交盖章申请单并关联公章,下一步上传盖章文件并填写用章信息,审批通过后自动写入一条数据至台账。整个过程数据实时更新,计算全部由系统完成。
功能1:公章台账
●可查看每个公章申请次数与申请记录明细,明确到申请用章责任人。
●可编辑公章停启用状态,公章负责人、公章参与人等;保障企业公章信息安全。
●公章信息可关联到不同业务对象,如合同、公告文件等。
功能2:盖章申请管理台账
●可查看每条用章明细,包括但不限于申请原因、申请时间等;
●用章文件(如合同,申请单等)与公章智能关联,在线查看用印文件,保障用印安全。
基于上述功能,合思·易快报「用章申请管理」智能解决方案可实现:
亮点一:用章记录随时可查,系统留痕可追溯。
亮点二:实时更新印章状态:印章是否可用,存放地点等可在系统内通晒,无需线下询问。
亮点三:印章申请&管理流程线上化,保障用印制度真正落地。
亮点四:权限共享&隔离:印章负责人、参与人可按照印章自定义,保障企业用印安全。
通过合思·易快报「用章申请管理」智能解决方案,可实现对企业用章申请及公章进行系统性的全维管理,让企业管理有“章”可循。
