当下,数字化转型正在重塑商业世界,财务工作也向着数字化、智能化不断升级迭代,财务数字化转型正成为推动我国企业高质量发展的关键引擎。近日,上海国家会计学院智能财务研究院系列丛书之一《从0到N: 财务数字化实战精粹》一书正式发售。合思·易快报《费控管理系统应用案例——动力源》,作为企业数字化转型升级实践的典型范例入刊该书。该书直面财务数字化转型过程中企业面临的顶层设计、组织变革、系统建设、业财融合、数据治理等实际问题,从众多实践探索中归纳总结出财务数字化转型的实践路径,并从财务系统数字化、管理链路交互化以及决策支持数智化三个方向,展现了财务数字化在实战中的运用场景和实施方法。
以下为合思·易快报费控管理系统应用案例全文:
01
费控报销系统应用实践背景
北京动力源科技股份有限公司(以下简称“动力源”)成立于1995年,是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业,业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块,应用领域包括通信运营商、轨道交通行业、公用电源、民用基础设施、光伏、储能、电动车充换电领域、新能源汽车核心零部件等。从2011年时,动力源开始财务数字化转型,并着手布局业财融合战略。在能效管理方面,动力源擅长且长期帮助大型企业提供解决方案,但在财务管理方面,企业自身却受制于报销系统冗杂、运转效率低下之苦。在积极寻求变革的过程中,动力源携手合思·易快报,显著提升企业财务数字化管理水平。作为赛道头部企业、国内领先的全链路L4级无需报销解决方案提供者,合思·易快报致力于企业SaaS领域云产品及服务的创新,运用前沿的互联网应用技术和先进的企业管理理念,为企业提供差旅订购、电子报销、预算费控、发票管理等一站式服务,从而帮企业实现显著的降本增效,为企业提供有力的业务决策支持。
在手工报销的掣肘下,企业从员工贴票、填写付款申请单,到财务手工录入系统,层层审批打款,报销方式依赖于手工处理、流程繁琐复杂。财务耗费大量时间从事繁重的基础性工作,员工报销流程冗长体验不佳,管理者无法实时掌握数据信息做到精准管控。此后,动力源在漫长的系统自研之旅上,先后自建费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统、基于OA系统开发的报销系统。虽然系统实现了部分操作流程线上化,但过程依然复杂,离预期有很大差距。例如发票自动认证、发票真伪查验等,成为企业自建系统无法解决的“硬伤”。
2021年,动力源与合思·易快报展开全维度合作。动力源在工程、差旅、招待等多个场景使用“无需报销”解决方案,员工报销周期从4周大幅缩减至1周以内,效率提升了300%;旗下各平台及子公司费用会计编制由过去的6人降到了3人,人员成本支出节约50%;管理者可以随时查看财务数据,动态掌握企业信息,彻底摆脱企业传统费控“盲盒”模式。
02
业务场景介绍及核心痛点
业务覆盖面广,报销模式复杂:动力源主营业务通信基站建设覆盖面广,业务人员常常需要深入到全国各地乡镇、农村开展项目,因此报销模式非常复杂,机票、酒店企业支付,火车、打车部分人员个人垫资,渠道不完全统一。
公司组织架构复杂、各主体流程繁复:由于公司业务分散在全国各地,人力资源组织架构复杂,分公司通过PC端OA系统提出差申请,总部则必须发起纸质出差单申请。出差申请通过后,员工需要在原本的差旅服务供应商再次提交订票申请,流程重复。
体验差、合规难,员工、财务备受困扰:员工在各系统间进行切换,体验差、报销周期长、抱怨及投诉严重。如费用发生后,员工贴票、填写付款申请单,经过财务手工录入系统,层层审批打款,报销流程繁琐复杂;财务报销审批、预算、差标分散管理,数据统计耗时费力、制度落地有偏差。假票、错票、重票情况无法避免,财务耗费大量时间从事财务验真、查重、差旅标准核对、贴票、制作会计凭证等低价值的基础性工作。
数据信息滞后且不精准:手工统计数据报表滞后严重,管理者无法实时掌握数据信息,难以做到清晰了解;数据报表欠缺,管理者无法通过综合分析报表发现问题,对业务运营及时纠偏。
基于以上情况,动力源对于费控报销数字化升级提出了以下构想:
Part.1加强费控
新增数字化报销系统,需囊括差旅费执行标准、人均用餐标准,以及是否有事前申请、发票是否合规是否联号等多项执行标准与管控节点;费用标准前置控制;审批权限规范管理;将企业固有的预算系统、CRM系统、报表中心等功能与新设的报销系统兼容运转,生成实时看板,便于管理层对于企业财务信息管控。
Part.2降本提效
降低财务人力成本、提升财务作业效率,提升企业财务岗位人力资源效能;
差旅订购集中管理,提升谈判资本;统一收集财务数据,逐步改进财务岗位作业流程;
Part.3财务合规高效
从源头上杜绝假票、错票、重票;借助自动化工具处理财务发票核对、验真等基础工作;提升财务数据真实性、准确性、及时性;
Part.4流程优化
优化报销申请审批流程,消除冗余节点;适应移动办公状态,实现移动报销、移动审批;缩短费用报销周期,减少由员工垫款带来的不便;一站式报销体验,消除企业原本“差旅业务在分某通,报销及预算管控在泛微OA系统,记账在U8系统”的情况导致的信息分散,员工报销效率低下问题。
03
费控报销系统架构实施
系统建设方案
2021年4月底,动力源费控
定义
报销系统升级正式启动。彼时,动力源多个业务线审批流程中的审批节点、授权金额、职级角色各有区别,整体流程审批慢,维护相对复杂。
经过深入分析,结合易快报Open API(开放接口)与审批引擎自定义功能,通过Open API自动同步各部门负责人,加快了审批进度,满足了动力源需求。下图呈现了动力源费控报销系统的布局规划:
动力源费控报销系统布局
动力源费控报销系统布局拆分为三个板块,贯穿员工、供应商、企业财务处理流程。
员工在接到出差任务后,从系统中发起差旅申请,通过后可直接在费控商旅平台按照预设的差旅标准订购机/酒/火车,即可前往出差。通过费控商旅平台的聚合能力,可以实现同屏比价,极大了方便了员工的使用,事前无需个人垫资,事后更不再重复贴票重复报销,极大地释放了员工的生产力,可以让一线的业务人员更加聚焦在业务上。
出差申请:从申请到订票,一键切换,便捷高效:费控商旅平台产生的所有订单都会被自动同步到系统的对账结算中心。系统会自动检查订单数据是否完整,并为其匹配申请单、发票。下图呈现了费控商旅平台APP界面:
费控商旅平台APP界面
对于退改签、人员部门变更等特殊情况,费控商旅系统依然可智能识别并处理。在订单信息确认无误后,系统还可以根据企业管理的颗粒度,自动将订单拆为不同的对账单,交由各部门负责人或者成本中心负责人审批确认。
费控商旅平台的差标控制:根据动力源的差旅报销行为规范,可在费控商旅平台中进行各项配置,以下图机票标差控制为例:
机票标差控制
对账结算中心配置:对账结算中心是“无需报销”解决方案中的枢纽,是连接商城订单、费控以及EAI Pro(自动化生成会计凭证的工具)的数据中转站,数据的流转过程,也是动力源费控报销系统落地的核心部分。企业财务在月底批量接收发票、账单、凭证等,无需报销需要配置的内容项及关联关系,配置的先后顺序下图所示:
对账结算中心配置顺序
通过账单模板设置,配置账单所需字段;完成费用类型合理规划,如以机票为例,可将未来生成凭证用辅助核算项如项目、部门预置到费用类型上,用来承接对账单上的字段;
完成费用生成赋值规则,如取申请单:将申请单上的某字段赋值到费用字段上,完成项目、客商等等自定义扩展档案。取账单:将对账单上的某字段(服务费金额、退费金额)等赋值到费用字段上。取固定值:固定某字段,无需赋值。
导入账单后,系统自动分类汇总,在一个窗口即可以看到每项费用构成。
对账单的审批:各业务线负责人在审核账单时,可以穿透到订单明细中进行,检查出差的真实性;
完成对账单审批后,可在EAI Pro中一键生成凭证。下图呈现了消费对账单据详情:
消费对账单详情
主要功能模块
动力源采用合思·易快报及合思商城两大产品。通过易快报系统,动力源打通费控报销全链路,实现从申请、订购、验票、报销、支付、记账等全链路自动数字化闭环。员工因公消费实现无需垫资、无需开票、无需提单;财务压力极致释放,数据流程安全合规;企业实现“事前、事中、事后”全流程费用管控。
通过合思商城(费控商旅平台)的企业聚合消费解决方案,动力源覆盖超95%的消费场景,包括机票、火车票、酒店、用车服务、用餐服务等;聚合比价一省到底,优质低价展现、查询预订无需多平台切换;预设消费标准,智能审批,多维度差标控制,支持超标审批与混合支付等灵活方式,深入消费场景管控费用;支持企业自有采购协议托管、上传以及代预订服务,满足企业个性化需求;提供月结垫资服务,全场景提供对公统一开票服务。
整体而言,动力源在完成费控报销系统全面升级后,从预算、消费、报销、对账和报表等方面实现了费控系统重塑和全维能力提升。
●预算方面,更多维的实时数据也使得“事中”“事后”分析控制情况不断完善。
●消费方面,统一资金账户、统一票台、统一服务台、统一规则主数据;同屏比价有效降低支出成本,且通过“员工提前申请+公司授信给员工”的虚拟卡服务方式,非商城内的商家也可以被覆盖到。所有商城内的消费输出“消费总发票”,系统将发票和消费申请自动匹配,员工因公消费从此无需垫资、无需开票、无需提单。
●报销方面,系统会把控每笔消费数据是否符合预算要求,自动同意、驳回。人工只要审核消费真实性即可。
●对账方面,系统可以帮助财务人自动完成消费和账目的匹配,财务工作量直线下降。
●报表方面,系统可以根据企业内不同角色实时推送个性化+细颗粒度的数据报表,人工完全不用参与统计过程,更实时的财务数据可以更好助推业务决策,让数据产生更大价值。
具体实施步骤
动力源费控报销系统应用实践场景的交付过程,共分为14步,包括收款账户(对公)、创建供应商档案、创建供应商账户、配置统一开票、账单模板设置、费用类型、费用生成配置、对账单设置、对账单拆分配置、账期配置、单据模板(结算单配置)、对账结算中心(结算单配置)、单据模板(对账单配置)、EAI Pro 配置,整体实施周期约1个月。下图呈现了费控报销系统实施路线图:
费控报销系统实施路线图
在上述14个步骤的全链路设置中,逐步完善动力源费控报销系统的整体实施。首先,创建收款账户,在收款账户中创建对公账户;其次,通过创建供应商档案、供应商账户及完成统一开票设置,建立公司在供应商管理方面的底层数据信息;另外,通过完成账单模板设置,在供应商账户下添加该账户的账单模板及所需要的字段,并通过完成费用类型设置,在费用类型-报销字段,添加账单中用于辅助决策、统计需求、凭证规则中所需要的字段,同时完成费用生成配置;
比较关键的是,在实施过程中完成对账单设置,并绑定供应商账户、确立对账单拆分规则。在对账单拆分配置过程中,按业务线设置拆分规则,并完成账期设置,设置账期的开始时间、结束时间并由此确定时间周期。
随后,分别在单据模板和对账结算中心中完成结算单设置,可按法人实体分别结算;建立对账单设置中的单据模板,开通对账结算中心后,系统会自动创建一个对账单模板,基础设置保持不变。最后,进行EAI Pro 插件配置,完成此项配置后,在EAI Pro中下载到对账单、结算单后,即可一键生成凭证。
系统使用推广
动力源费控报销系统启动应用后,通过标准培训手册及全员线下培训,确保公司管理/销售岗位+分子公司的全体员工熟练使用。
04
费控报销系统案例应用评价
建设成效
过去,北京动力源科技股份有限公司(以下简称:动力源)员工报销周期普遍在4周-8周。在使用合思·易快报“无需报销”解决方案后,员工报销周期大幅缩减至1周以内,效率提升了700%,人员成本支出节约50%。
动力源公司的员工:申请单信息自动赋值,聚合消费,同屏比价。员工极大缩短填报时间(拍照、扫码、录入),简化报销流程,提升使用体验;员工报销周期从8周缩减至1周以内,效率提升了300%;因公消费无需垫资,消灭冗余环节,打破漫长报销惯例。
动力源公司的财务:审批有依据,费控更合规,统一结算。财务人员无需将时间花费在发票核验真伪、认证、审批等流程,降低基础工作压力;从手动制单进化到智能制单,节省更多精力做更有价值的工作;费用会计编制由过去的6人降到了3人,人员成本支出节约50%。
动力源公司的管理:事前预算-事中控制-事后分析的全程费控,实时了解企业经营状况。管理者能够随时查看财务数据,动态掌握企业信息,通过综合分析报表发现问题,对业务进行高效、及时、准确的决策;彻底摆脱企业传统费控先发生后追责的“盲盒”模式。
未来优化方向
计划将管理方案嵌入财务信息系统,强调处理时效,实现闭环管理,达到降本增效的目的。
结合数字化发展趋势,计划通过建立管理中台,把财务系统与研发、生产、销售等子系统进行数据口径统一,进一步深入整合。
在“无需报销”解决方案的加持下,动力源享受“无需报销”的不仅仅是员工,财务从报账、对账等繁琐的基础事务中解放出来,释放更多创造力,并向企业管理决策层发展;企业管理者无需审批报销,通过事前、事中、事后的精准管控,在保障因公消费合规的情况下,实现企业数字化改造升级。
