湖北省人力资源和社会保障厅关于印发《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》的通知
鄂人社发[2012]34号 2012-5-7
各市、州、直管市、神农架林区人力资源和社会保障局：
按照《省人民政府关于实施城乡居民社会养老保险制度的意见》(鄂政发〔2011〕40号)关于将全省城镇居民社会养老保险制度和新型农村社会养老保险制度合并实施的精神，根据《关于印发湖北省城乡居民社会养老保险经办规程的通知》(鄂人社规〔2011〕5号)精神和要求，结合实际，制定了《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》，现印发你们，自印发之日起施行。鄂人社发〔2010〕58号文件同时废止。
湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法
第一条 为加强城乡居民社会养老保险(以下简称居民养老保险)业务档案管理，确保居民养老保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》、人力资源和社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定(试行)》、《湖北省城乡居民社会养老保险经办规程》以及国家和省有关规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条 本办法所规定的居民养老保险业务档案，分纸质档案和电子档案。纸质档案包括业务经办过程中所形成的记录、证据、依据等纸质材料;电子档案包括纸质档案生成的各类业务数据和影像资料等。
第三条 省、市社会养老保险经办机构(以下简称社保机构)负责监督、检查、指导、协调辖区内居民养老保险业务档案的管理工作。县(市、区)社保机构负责居民养老保险业务档案的集中保管(市、州和直管市直接经办居民养老保险业务的参照执行，下同)。
乡镇(街道)人力资源和社会保障服务中心协助县(市、区)社保机构做好纸质档案相关材料的归集上报和电子档案信息录入等基础工作。村(社区)应建立参保人员基础信息台帐并妥善保存。
第四条 居民养老保险业务档案实行目标管理，明确分管领导，将业务档案工作纳入单位议事日程、年度工作计划和单位发展规划，设立相应的档案管理部门。
第五条 居民养老保险业务档案管理应配备专、兼职档案工作人员，能适应业务档案工作的需要。档案工作人员需保持相对稳定，定期参加档案业务学习和业务培训，持证上岗。
第六条 居民养老保险业务档案管理应设置规范标准的业务档案专用库房，能够容纳和接受全部居民养老保险业务档案。库房内应配置温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等设施设备，并配备专用的铁制档案柜或者密集架，必须做到防火、防盗、防磁、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防鼠。办公室、库房、查阅室按要求分设，确保档案的安全，并根据需要配备计算机、扫描仪、办公软件和业务软件等现代化管理设备，以适应档案现代化管理的要求。
第七条 居民养老保险业务档案应建立保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理制度，并妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第八条 建立分管领导和档案管理人员岗位责任制，建立健全业务档案工作流程，将居民养老保险业务档案工作列入社会保险业务经办工作，加强居民养老保险业务档案工作的监督指导。
第九条 居民养老保险业务经办过程中形成的记录、证据、依据，进行严格审核，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
第十条 居民养老保险业务档案分类应遵循居民养老保险工作的规律和特点，采用“年度—业务环节”的方法对居民养老保险业务材料进行检查、分类、整理、立卷、编号、入库保管，并应编制卷内目录、案卷目录、索引目录、填写备考表等。
第十一条 居民养老保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限按部颁规章规定分为10年、30年、50年、100年。
第十二条 乡镇(街道)人力资源和社会保障服务中心通过县(市、区)社保机构生成的电子档案开展相关经办业务工作，并负责受理咨询、查询、情况公示等。
第十三条 居民养老保险业务档案的鉴定和销毁必须按照《中华人民共和国档案法》、人力资源和社会保障部和国家档案局《社会保险业务档案管理规定(试行)》执行。
第十四条 社保机构对违反居民养老保险业务档案管理规定的行为应责令限期改正，对直接责任人和主管领导按照相关法律法规予以处理。
第十五条 本办法由湖北省养老保险局负责解释。
第十六条 本办法从下发之日起执行。
湖北省人力资源和社会保障厅
2012年5月7日
